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Genial digital:

die neue Wohnungsabnahme

Auch bei Ihrer SWB schreitet die Digi-

talisierung zügig voran. Anfang Juli

2017 haben wir ein neues Kapitel

aufgeschlagen und die mobile Woh-

nungsabnahme gestartet. Was das

bedeutet, wie es funktioniert und was

Sie davon haben? Das möchten wir

Ihnen hier kurz erläutern.

Erprobtes Verfahren bleibt erhalten

Darauf können Sie sich verlassen:

Grundsätzlich verläuft die Rücknahme

einer Wohnung genauso wie immer.

Sie beginnt in der Regel kurz nach der

Kündigung mit der sog. Vorabnahme.

Dabei nimmt der zuständige Kunden-

betreuer u.a. den Auszugsgrund, die

künftige Anschrift des Mieters und

mögliche Besichtigungstermine für

die Weitervermietung auf. Außerdem

geht er gemeinsam mit dem Mieter

durch alle Räume, um zu prüfen, ob sie

dem vertraglich vereinbarten Zustand

entsprechen. Nach Bedarf wird dabei

festgelegt, was bis zur Endabnahme

noch zu tun ist. Zu diesem Termin

findet dann auch die abschließende

Begehung statt, bei der die Zähler ab-

gelesen und die Wohnungsschlüssel

abgegeben werden.

Modern, handlich, multifunktional

Das ist neu: Anstelle von (seitenweise)

Papier und Schreibwerkzeug verwen-

den wir für Abnahmen nun ein Tablet.

Das moderne Gerät stellt nicht nur alle

wichtigen Daten zur jeweiligen Wohn-

einheit bereit. Der Kundenbetreuer

kann damit außerdem Mängel oder

Schäden aufnehmen und festhalten,

wer diese bis wann beheben muss.

Mithilfe der eingebauten Kamera las-

sen sich direkt Fotos dazu anfertigen.

Und nicht zuletzt werden gleichzeitig

Änderungen der Ausstattung doku-

mentiert: Diese Informationen fließen

wieder in das digitale Bestandsma-

nagement der SWB zurück, sodass

wir mit jeder Abnahme auch die Woh-

nungsdaten aktualisieren.

Vom Bildschirm direkt in Ihr Postfach

Sobald der Rundgang abgeschlos-

sen ist, Zählerstände abgelesen und

Schlüssel übergeben sind, wird das

Protokoll direkt auf dem Tablet unter-

schrieben. Viele von Ihnen werden das

schon kennen, für manche ist es noch

ungewohnt, aber: Es funktioniert! Im

Anschluss schicken wir das Dokument

umgehend an Ihre E-Mail-Adresse.

Und wenn Sie gar kein elektronisches

Postfach haben? Keine Sorge: In die-

sem Fall erhalten Sie Ihr unterschrie-

benes Protokoll ganz einfach auf dem

Postweg.

Protokoll mit Plus

Die Vorteile gegenüber der bisher

üblichen handschriftlichen Protokoll-

führung: Zum einen erhalten Sie ein

klar gegliedertes Formular, bei dem

jede Position gut und leicht zu lesen

ist. Für zusätzliche Sicherheit sorgen

die beigefügten Fotos, die Schäden

oder Mängel zum Zeitpunkt der Ab-

nahme dokumentieren. Außerdem ist

das Ganze deutlich übersichtlicher,

denn anders als früher werden nicht

mehr alle Räume mit den jeweiligen

Ausstattungsdetails aufgeführt. Statt-

dessen beschränkt sich das Protokoll

auf Zählerstände, die Bestätigung der

Schlüsselrückgabe sowie die festge-

stellten Mängel. Und wenn Sie das

Dokument per E-Mail erhalten, kön-

nen Sie es sowohl ausdrucken als auch

speichern. Insgesamt ist das neue Ver-

fahren also eine echte Verbesserung,

mit der wir auf äußerst positive Reso-

nanz stoßen.

Service

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Wie kommt die Wohnung aufs Tablet?

Dahinter steckt das Softwaresystem

der SWB. Hier sind alle Wohneinheiten

mit sämtlichen Räumen, Abmessungen,

Ausstattungsmerkmalen und weiteren

wichtigen Informationen erfasst. Steht

eine Abnahme bevor, kann der Kunden-

betreuer diese Daten ganz einfach per

Klick abrufen.